Binnen team|focus maken wij graag en vaak gebruik van het model van Lencioni. Een model voor betere samenwerking binnen teams, met als items vertrouwen, conflict, betrokkenheid, verantwoordelijkheid en resultaat. In mijn blog Lencioni en de kracht van teams , krijg je een globale indruk van het model. In deze post wil ik dieper ingaan op de verschillende items van het model van Lencioni en wat je eraan kunt doen. Te beginnen met de basis: vertrouwen.

Vertrouwen

In veel trainingen die ik geef zie ik, dat een gebrek aan vertrouwen een team lam kan leggen. De angst om je binnen een team kwetsbaar op te stellen, ondergraaft het opbouwen van vertrouwen. Nu is vertrouwen een breed begrip. Het concept van vertrouwen binnen teams waar ik het hier over heb, gaat over kwetsbaarheid. Het gaat erom dat je weet dat de intenties van je collega’s goed zijn en dat er geen rede is om jezelf te beschermen en voorzichtig te zijn in de groep. Dit is anders dan voorspelbaar vertrouwen, waarbij je ervan uitgaat dat iemand zijn werk goed doet gebaseerd op ervaringen met deze persoon in het verleden.

Kwetsbaarheid is hier dus de kern. De meeste mensen vinden het op het werk namelijk moeilijk om fouten en zwakheden toe te geven, bang voor de gevolgen of de reacties van collega’s. Mensen zijn vaak bezig met het beschermen van hun eigen reputatie en het beperken van gezichtsverlies. Liever nog geven ze anderen de schuld, dan te zeggen dat ze zelf iets verkeerd hebben gedaan of gezegd. Hierdoor ontstaat er een cultuur en dynamiek waarin geen plaats is voor gevoelens, hulp vragen en het open geven van feedback.

“ Trust is knowing that when a team member does push you, they’re doing it because they care about the team. ” Patrick Lencioni

Hoe staat het met vertrouwen binnen jouw team?

Er is weinig vertrouwen binnen jouw team als teamleden:

• Hun fouten en zwakheden verbergen voor anderen
• Aarzelen om hulp te vragen of om constructieve feedback te geven
• Terughoudend zijn om hulp aan te bieden buiten hun eigen gebied van expertise
• Aannames maken over intenties en gedrag van collega’s zonder dit te checken
• Iemand anders zijn expertise niet erkennen of willen inschakelen
• Weerstand hebben tegen vergaderingen of team “dingen”

Je bent waarschijnlijk onderdeel van een team met een goede basis van vertrouwen als teamleden:

• Hun fouten en kwetsbaarheden toegeven
• Om hulp vragen
• Iemand het voordeel van de twijfel geven voordat ze een verkeerde conclusie trekken
• Het risico nemen om feedback of hulp te geven
• Focussen op belangrijke onderwerpen in plaats van op de politieke spelletjes
• Excuses aanvaarden zonder terughoudendheid
• Inzicht en expertise waarderen en gebruiken van andere collega’s
• Positief kijken naar vergaderingen en andere mogelijkheden om samen te werken

En nu?

“ Teams that lack trust waste inordinate amounts of time and energy managing behaviors and interactions within the group.” Patrick Lencioni

Wat kun je doen als je te maken hebt met een team waarin het vertrouwen laag is?

Persoonlijke historie

Een van de dingen waarmee je kunt beginnen en die wij ook vaak gebruiken, is de oefening “Persoonlijke historie”. In deze oefening vraag je iedereen om de volgende vragen te beantwoorden en te delen in de groep:

• Waar ben je opgegroeid?
• In wat voor een gezin ben je opgegroeid?
• Wat was voor jou een unieke of interessante ervaring?

Per persoon duurt dit gemiddeld 5 minuten. Het is in ieder geval belangrijk dat iedereen zijn of haar verhaal kan delen. De andere deelnemers mogen tijdens de ronde nog geen vragen stellen. Nadat iedereen is geweest kun je vragen wie nog een vraag aan iemand willen stellen naar aanleiding van wat er allemaal is gezegd.

Deze oefening helpt teamleden om meer verbinding met elkaar te krijgen en zorgt voor meer onderling begrip. De kern van empathie is elkaar begrijpen, leren kennen en elkaar zien als mens. Heel vaak zie ik mensen met elkaar samenwerken, die elkaar niet tot nauwelijks kennen. Dit betekent dat zelfs een collega iets beter leren kennen, onderlinge obstakels kan wegnemen. Opeens begrijp je bijvoorbeeld beter waarom iemand vaak op een bepaalde manier reageert. Dus zelfs kleine dingen over jezelf vertellen kan ervoor zorgen dat een collega zich meer comfortabel voelt om ook andere persoonlijke dingen met jou te delen. Teamleden zullen zich meer op hun gemak voelen om ook met elkaar te praten over hun kwaliteiten, verbeterpunten, ideeën en meningen. Uiteindelijk draagt dit bij aan het geleidelijk samen opbouwen van vertrouwen.

Attributiefout

Een ander punt dat naar voren komt in de bovenstaande oefening is de fundamentele attributiefout. Dit betekent dat we meestal denken dat andere mensen vervelend doen omdat ze zo zijn, terwijl als we zelf vervelend doen, dat komt door een moeilijke situatie of door de omgeving. Andersom, als andere mensen iets goed doen, dan komt dit door geluk of de situatie. En als jezelf iets goeds doet, dan neem je aan dat dit door jouw competenties en kwaliteiten komt. Het gevolg is aannames en roddelen. Hoe meer teamleden over elkaar te weten komen, hoe meer begrip en empathie er ontstaat. Hierdoor zul je minder vaak aannames doen over een persoon en wegblijven uit de attributiefout. Patrick Lencioni vertelt in het volgende filmpje meer over de attributiefout .

DiSC

Overigens kun je ook DiSC gebruiken als een alternatief voor de persoonlijke historie oefening. Door middel van DiSC geef je de teamleden een universele taal om onderlinge verschillen en overeenkomsten in gedrag en communicatie duidelijk te maken. Een objectiever middel dat helpt om jezelf en elkaar te omschrijven. Hierdoor wordt het makkelijker om elkaar heldere feedback te geven, zonder allerlei generalisaties. Ook DiSC draagt zo bij aan het elkaar beter leren kennen. Voor valkuilen bij het gebruik van DiSC kun je kijken op een blog die ik hierover een tijdje terug heb geschreven.

Kwetsbaarheid maakt sterker

In een artikel in Harvard Business Review wordt verder ingegaan op de kracht van kwetsbaarheid. Als je boos bent op een collega of je manager, pak dan een moment om te reflecteren in plaats van meteen te reageren. Stel je kwetsbaar op. Door je te verplaatsen in de andere persoon en open vragen te stellen, ontstaat er meer begrip en een gesprek. Dit draagt bij aan vertrouwen. Het alternatief is meteen reageren en aannames maken en daarmee de relatie onder druk zetten. Het gevolg is dat het onderlinge vertrouwen weer minder wordt.

Wat levert kwetsbaarheid je op als leidinggevende

In een ander artikel van Harvard Business Review wordt beschreven wat kwetsbaarheid je oplevert in het team. En laat ik duidelijk zijn, het gaat niet over je onderdanig of zwak opstellen. Het gaat er juist om dat je afstandelijkheid inruilt voor het open staan voor risico’s, emoties en onzekerheid. Collega’s zullen zich door een andere benadering meer gerespecteerd voelen en jou als leidinggevende ook meer respecteren. Dit zorgt voor verbinding binnen het team.

Zes andere manieren om vertrouwen op te bouwen

In deze context wil ik graag nog wat andere manieren delen, waarmee je kunt bouwen aan vertrouwen. Sommige suggesties zul je al kennen. Veel van wat ik deel is geen “rocket science”. Maar door de waan van de dag vergeten we vaak simpele en krachtige methodes die kunnen helpen.

1. Zeg wat je doet en doe wat je zegt.
2. Communiceer, communiceer, communiceer. Vaak draagt open en eerlijke communicatie bij aan het bouwen van vertrouwen. Slechte communicatie is vaak een reden waarom relaties eindigen.
3. Maak de goede beslissingen. Vertrouwen wordt per dag, per interactie opgebouwd, maar je kunt het ook zo weer verliezen.
4. Ben eerlijk en respectvol.
5. Laat mensen zien dat je om hun geeft. Als collega’s merken dat je geïnteresseerd bent in hun interesses en bezigheden, dan zullen ze je sneller vertrouwen.
6. Als je een fout hebt gemaakt, geef dat dan toe. Wees transparant en stel je daarin kwetsbaar op.

Zoals ik al aan het begin aangaf maken wij binnen team|focus veel en diepgaand gebruik van het model van Lencioni in onze teamtrainingen. Of je nu als manager of als coach aan de slag gaat met de samenwerking in een team, begin met de basis, begin met vertrouwen!

De volgende blog gaat over de tweede laag van het model: Conflict. Tot dan!

Jean-Paul Stijnen