Heb je je wel eens afgevraagd waarom het ene team beter functioneert dan het andere team?

Zelf ben ik vroeger onderdeel geweest van een team waarin de een op een contacten vriendelijk en warm waren, maar op het moment dat het aankwam op samenwerken als team werd het opeens moeilijk. In een ander team was de onderlinge samenwerking altijd leuk en gemakkelijk. In sommige opzichten konden de teamgenoten beter met elkaar overweg als groep, dan individueel. Ik kon op dat moment mijn vinger er niet op leggen waarom beide groepen zo verschillend functioneerden, terwijl de samenstelling van de groep in grote lijnen vergelijkbaar was. Vreemd, maar het leek me wel belangrijk om hier meer over te weten. Tijd om dit eens uit te zoeken.

Nu organisaties steeds complexer worden en verder globaliseren, vindt het overgrote gedeelte van het werk plaats binnen teams. Uit een studie van The Harvard Business Review blijkt dat de tijd die managers en werknemers kwijt zijn aan samenwerken, met 50% of meer gestegen is in de afgelopen 20 jaar. En in veel organisaties wordt driekwart van de dag van een werknemer gevuld door het communiceren met collega’s. In een ander onderzoek hebben managers aangegeven dat het resultaat stijgt als medewerkers worden aangemoedigd om meer samen te werken. In bedrijven, overheidsinstellingen en scholen zijn teams tegenwoordig het fundament van de organisatie. Als je als bedrijf de concurrentie wilt inhalen, dan moet je niet alleen kijken naar de individuele performance van medewerkers, maar ook naar hoe ze samenwerken.

Lange tijd geloofde bedrijven dat je het beste team kunt bouwen door de beste mensen in een werkgebied bij elkaar te zetten. Anderen geloven dat teams effectiever zijn als iedereen ook buiten het werk bevriend met elkaar is. Uiteindelijk blijkt uit een langdurig onderzoek bij Google (project Aristoteles), dat het vooral gaat om groepsnormen. Dit zijn tradities, standaarden met betrekking tot gedrag en ongeschreven regels die bepalen hoe we functioneren als we samenwerken. Het ene team vindt dat het ontwijken van onenigheid waardevoller is dan discussies aangaan; een ander team heeft een cultuur waarin discussies net worden aangemoedigd. De normen kunnen onuitgesproken blijven of openlijk bevestigd zijn, hoe dan ook hebben ze een grote impact op de manier waarop we met elkaar samenwerken. Maar welke norm geeft dan doorslag en wordt gedeeld door succesvolle teams?

Stel je voor dat je uitgenodigd wordt om deel te nemen aan twee groepen:

Team A is samengesteld uit mensen die allemaal zeer slim en succesvol zijn. Als je kijkt naar dit team terwijl ze werken en vergaderen, dan zie je professionals die wachten tot hun thema voorbij komt waar zij expert in zijn, vervolgens houden ze dan een lang betoog over wat de groep zou moeten doen. Als iemand een opmerking maakt, dan stopt de voorzitter de discussie en herinnert iedereen aan de agenda en zorgt ervoor dat de vergadering weer geordend verder loopt. Dit team is efficient. Geen lange discussies of praten over ditjes en datjes. De vergadering eindigt als gepland en iedereen gaat weer terug naar de eigen werkplek.

Team B is anders. Er is een evenwichtige verdeling tussen succesvolle directeuren en managers met weinig ervaring. Teamleden mengen zich in de discussies. Mensen vullen elkaars gedachten aan. Als een teamlid plotseling van onderwerp verandert, dan volgt de rest van de groep en laat de agenda van de vergadering los. Op het einde van de vergadering blijft iedereen nog rondhangen om nog wat bij te praten over privé-zaken.

Bij welk team zou jij het liefste zitten?

Ik zou zelf voor Team B kiezen. Team A bestaat dan wel uit slimme mensen die allemaal individueel effectief zijn. Maar de groepsnorm ontmoedigt openheid, er zijn weinig uitwisselingen van persoonlijke informatie waardoor teamgenoten moeilijk kunnen inschatten wat men voelt of wat niet gezegd wordt. Hierdoor is de kans groot dat de leden van Team A ook als ze bij elkaar komen blijven functioneren als individuen. Uiteindelijk wordt de groep hier als geheel niet beter door.

Daartegenover staat Team B. Mensen spreken door elkaar heen, socialiseren meer in plaats van gefocust te blijven op de agenda. Voor de buitenstaander komt dit inefficient over. Maar alle teamleden spreken zo veel als ze willen spreken en als nodig is voor het proces. Ze staan open voor elkaars emoties en persoonlijke verhalen. Team B heeft dan wel minder individuele sterren, maar het totaal is meer dan de som van de delen.

De groepsnorm die bepalend is, is wat in de Engelse literatuur “psychological safety” wordt genoemd. Een gevoel van vertrouwen dat het team iemand die zich uitspreekt niet zal afwijzen, straffen of in verlegenheid brengen. Eigenlijk kwetsbaar vertrouwen zoals Patrick Lencioni de basis noemt van zijn model The Five Behaviors of a Cohesive Teams noemt. Hierdoor krijg je een teamklimaat dat wordt gekenmerkt door onderling vertrouwen en wederzijds respect, waarin mensen zichzelf kunnen zijn. Het gedrag dat kwetsbaar vertrouwen creëert, zoals empathie en het delen van persoonlijke verhalen, is het gedrag dat we ook gebruiken als we in onze privé situatie een band met mensen op willen bouwen. En deze banden zijn even belangrijk op het werk als ergens anders.

Het grootste gedeelte van de tijd breng je door op het werk. En niemand wil een gedeelte van zichzelf thuislaten. Dus om volledig aanwezig te kunnen zijn op het werk en je “psychological safe” te voelen, moet je weten en voelen dat je vrij bent om soms dingen te delen die je lastig vindt, zonder het gevoel te hebben dat dit gevolgen heeft. We moeten de mogelijkheid hebben om te praten over lastige en gevoelige zaken. Om een pittige discussie aan te gaan met de collega die je irriteert. We kunnen niet alleen maar gefocust zijn op efficiëntie. Uiteindelijk willen we weten dat werken meer is dan alleen maar het uitvoeren van taken. Alleen zo kun we ons volledig geven als professional.

De conclusie is dat in de beste teams, teamleden luisteren naar elkaar en zijn sensitief als het gaat om de gevoelens en behoeftes van de andere leden. Iets wat goede managers altijd al geweten hebben.

Jean-Paul Stijnen

Team-Focus