Tips

In het artikel van Dori Meinert op SHRM.org, “7 steps to running better meetings” staan veel tips over beter vergaderen. Twee daarvan zijn het beperken van het aantal deelnemers (minder dan acht is ideaal) en ervoor zorgen dat iedereen de kans krijgt om deel te nemen. Een HBR-artikel met een soortgelijk onderwerp, “ Why your meetings stink – and what to do about it.” door Steven G. Rogelberg, weerspiegelt de gevoelens van Meinert en geeft nog meer tips die je kunt gebruiken om de vergadercultuur 180 ° te draaien. Dwing jezelf bijvoorbeeld, voordat je een vergadering houdt, om weloverwogen keuzes te maken. Weet ten eerste precies waarom je bij elkaar komt en definieer je doelen duidelijk zodat je ze ook kunt bereiken. Of vraag aan anderen om agendapunten voor te stellen, wat niet alleen de relevantie bevordert, maar ook het eigenaarschap en de betrokkenheid vergroot. En als je geen duidelijke reden om te vergaderen hebt en er ook geen lijst met agendapunten is, dan moet je misschien overwegen de vergadering af te zeggen.

Deze tips zijn zeker nuttig, maar toch denk ik dat er nog iets ontbreekt. Dus hoe kunnen vergaderingen – “de vloek van veel werkplekken” – boeiender en productiever gemaakt worden?

Vergaderen met DiSC

Een profiel zoals Everything DiSC Workplace kan helpen om de kloof tussen medewerkers en optimale communicatie in vergaderingen te overbruggen. Iets wat vaak op de proef wordt gesteld in situaties zoals teamvergaderingen. Als je je eigen DiSC-stijl en die van je collega’s kent, kunt je jouw communicatiestijl en zelfs je vergaderstructuur aanpassen, zodat deze goed werkt voor alle betrokkenen. Als je voor een vergadering bijvoorbeeld weet wie graag snel beslissingen neemt en wie er meer tijd nodig heeft, heb je meer mogelijkheden om discussies in goede banen te leiden.

Vanuit de verschillende DiSC stijlen volgen hier enkele inzichten die kunnen helpen bij het houden van productieve en efficiënte vergaderingen:

D-stijl:

• Geeft de voorkeur aan een vergadering die duidelijk is en zonder geklets
• Houdt van een strakke agenda waar iedereen zich aan houdt
• Wil graag van tevoren het doel weten

i-Stijl:

• Floreert als er ruimte is voor het uitgebreid geven van persoonlijke meningen
• Houdt van een open dialoog en zal gebruik willen maken van de chat functie tijdens online overleg
• Vindt sociale interactie belangrijk (bijkletsen)

S-Stijl

• Voelt zich comfortabel als van tevoren de hoofdlijnen van de vergadering worden geschetst
• Geeft de voorkeur aan vergaderingen waarin iedereen de mogelijkheid heeft om gehoord te worden
• Vindt het fijn als de vergadering in goede harmonie verloopt

C-Stijl

• Vindt het niet fijn om onder druk gezet te worden bij het maken van belangrijke beslissingen
• Geeft de voorkeur aan privacy en zal waarschijnlijk de microfoon of camera willen uitschakelen
• Wil graag gestructureerde feiten en argumenten horen met betrekking tot de onderwerpen

Als je je eigen DiSC-stijl en die van je collega’s kent, kunt je jouw communicatiestijl en zelfs je vergaderstructuur aanpassen, zodat deze goed werkt voor alle betrokkenen.

Uniek

Natuurlijk is iedereen uniek, en het bovenstaande is niet een one-size-fits-all oplossing. Elk Everything DiSC Workplace profiel is sterk gepersonaliseerd. Dit resulteert in een volledig authentieke gebruikerservaring voor elk individu. Mensen met gemengde DiSC-stijlen, zoals een iD, hebben bijvoorbeeld enerzijds een gedetailleerde agenda nodig, maar houden er anderzijds ook van om pittige discussies met collega’s te voeren. Evenzo kan iemand met een S-stijl prioriteit geven aan “actie”, zoals hun collega’s in de D- en i-stijl dat ook doen. Hierdoor krijgen ze wat assertievere eigenschappen, die niet gebruikelijk zijn bij de meeste andere S-stijlen. Daarom is het Everything DiSC Workplace profiel zo waardevol: je kunt je collega’s beter leren begrijpen en waarderen, op manieren waar je niet per se eerder aan had gedacht.

In vergaderingen leren teams en mensen in feite hoe ze zich moeten gedragen en wat er van hun verwacht wordt. Het is dan ook een grote leeromgeving. Dus breng de specifieke soorten vergaderingen die jouw organisatie nodig heeft in kaart. Vind geweldige voorbeelden van hoe je die vergaderingen kunt leiden. En zet een systeem op dat mensen succesvol kunnen gebruiken om het team en de organisatie verder te laten groeien.

Prioriteiten

De artikelen van Meinert en Rogelberg zijn een goede gids voor productieve vergaderingen… maar er gaat niets boven een gedetailleerde kennis van de prioriteiten van degenen die aan de vergaderingen deelnemen. Wie is er geneigd enthousiast te zijn? Welke collega twijfelt er? Wie duikt erin en geeft z’n mening? Wie is er voorzichtig en moet worden aangespoord? Een tool zoals DiSC helpt om elkaars prioriteiten beter te begrijpen, te profiteren van elkaars sterke punten en elkaars mindere eigenschappen te accepteren. Uiteindelijk zorgen deze inzichten voor meer onderlinge verbinding, vertrouwen en een betere samenwerking. In een tijdperk van snel veranderende werkplekken en meer online vergaderen, is dat belangrijker dan ooit tevoren.

Wil je meer weten over hoe je DiSC kunt inzetten binnen jouw eigen organisatie of wil je als trainer zelf aan de slag met DiSC met jouw klanten? Mail dan naar [email protected] of kijk op site bij de DiSC opleiding.

Jean-Paul Stijnen